Polskie prawo podatkowe nie definiuje pojęcia „refakturowania” kosztów ani „refakturowania” usług. Rozwiązania takie zostały natomiast zawarte w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnotowego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE L Nr 347, poz.1 ze zm.).
Zgodnie z wyżej powołanym art.28 Dyrektywy w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Oznacza to, że podmiot nabywający usługę we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przerzucenie kosztów na inną firmę, nie może być zatem potraktowane inaczej niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie, a podatnik refakturujący przedmiotowe usługi występuje jako pośrednik w ich świadczeniu.
W sytuacji, w której koszty niektórych usług, gdzie odbiorcą jest inny podmiot niż podmiot obciążony przez świadczącego usługę, są w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę, który z danych usług faktycznie korzysta, to podmiot biorący udział w świadczeniu usług, dokumentuje te czynności poprzez wystawienie faktury VAT. W rezultacie więc, ostateczne obciążenie spoczywa nie na pierwotnym nabywcy usługi, lecz na jej rzeczywistym użytkowniku.
Tak więc, jeśli wykonujemy jakąś usługę ( w tym usługę najmu lokalu ) i powstanie konieczność uzupełnienia jej o inną usługę, w rozumieniu przepisów Dyrektywy stajemy się świadczącymi tę usługę. Wynika z tego, że co do zasady powinniśmy móc zawsze zastosować przy fakturowaniu tej usługi stawkę VAT, którą kupiona usługa jest zgodnie z przepisami opodatkowana .
Implementując do treści polskiej ustawy o VAT zasadę określoną przepisem art.28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady , ustawodawca wprowadził do polskiej ustawy o VAT art.30 ust.3, któremu nadano następujące brzmienie :
" W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku."
W świetle powyższego sugeruje się przyjąć następującą tezę :
Jeżeli z umowy najmu zawartej pomiędzy wynajmującym a najemcą wynika jednoznacznie, że opłaty za energię cieplną, dostawę wody, odbiór ścieków i wywóz nieczystości na podstawie art.30 ust.3 ustawy są regulowane przez najemcę na rzecz wynajmującego w sposób odrębny od czynszu, to oznacza, że wynajmujący sam otrzymał i wyświadczył te usługi wg stawki VAT właściwej dla danej usługi.
UWAGA
W związku z tym, iż organy podatkowe prezentują różne stanowiska, a także w celu umożliwienia obrony interesów firm na wypadek sporu z organami podatkowymi w kwestii wyżej opisanej zasady "refakturowania " mediów, proponuje się by - niezależnie od fakturowania czynszu za najem lokalu - w umowach najmu lokali zamieszczać odrębne zapisy o refakturowaniu mediów wg niżej proponowanego wzoru.
" Oprócz czynszu Najemca zobowiązany jest do ponoszenia kosztów mediów, tj. opłat z tytułu :
zużycia energii elektrycznej,
opłaty za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki,
opłaty za wywóz śmieci ,
inne ( np. opłaty za użytkowanie linii telefonicznej )
Opłaty, o których mowa powyżej Najemca będzie uiszczać terminowo, na podstawie faktur wystawionych przez Wynajmującego na zasadzie tzw. " refakturowania " .
W przypadku braku możliwości wyegzekwowania takich zmian ( w postaci aneksów do umów)w umowach klientów sugerujemy zaproponowanie klientowi wystąpienie z zapytaniem do Ministra Finansów o interpretacje prawa w jego indywidualnej sprawie w celu uniknięcia zarzutów stosowania nieprawidłowej stawki VAT do refakturowanych usług.
